Comment prendre en compte le facteur humain dans ce changement organisationnel important ?
1. Le déménagement de bureaux comme projet important modifiant en profondeur l’organisation et les conditions de travail du personnel
Lorsque l’entreprise souhaite déménager son siège social sur un nouveau site, il est essentiel de prendre en compte le facteur humain, mais concrètement qu’est-ce que cela veut dire ?
Analyser les activités de travail de chaque service et leurs besoins spécifiques dans le but de ne pas dégrader les conditions de travail, mais de les améliorer. Adapter les espaces de travail au regard de l’activité de chaque équipe et permettre que la culture et les valeurs de l’entreprise correspondent au projet.
Un changement d’environnement de travail avec de nouveaux espaces est une transition importante dans la vie d’un salarié, car il bouleverse son quotidien, ses repères, l’organisation du travail établie, les communications et les interactions avec ses pairs.
Si ce dernier n’est pas suffisamment accompagné, préparé, anticipé, les conséquences peuvent être néfastes et nombreuses pour l’entité affectant fortement l’adhésion des salariés au projet.
Pour ce faire, il est vital d’instaurer une « conduite du changement » le plus en amont possible du projet.
2. La conduite du changement : KESAKO ?
Le changement rencontre naturellement la résistance des hommes et des structures, car « il modifie des équilibres, oblige à des déplacements, des mobilités individuelles et collectives et en cela, il comporte des effets déstabilisants » (Miramon, 2001).
Ce n’est donc pas le changement qui induit les résistances, mais les modifications sociales et les perturbations humaines qu’il provoque.
Celles-ci vont générer chez les salariés de l’incertitude, des peurs et des efforts constants pour s’adapter. Il nécessite donc un accompagnement spécifique qui vise à le rendre acceptable. Ce chemin est réalisé grâce à la conduite du changement.
L’objectif de la conduite du changement est de mener à la réussite des projets tout en veillant aux conditions d’adhésion des acteurs et aux transformations des pratiques. Dès lors, elle devient un des facteurs stratégiques de la réussite des transformations de l’entreprise.
Effectivement, lors de projets importants comme un déménagement, une réorganisation ou une transformation numérique, la culture d’entreprise est bousculée, les périmètres fonctionnels sont modifiés, de nouvelles compétences sollicitées et de nouvelles méthodologies de travail initiées.
Le facteur humain doit être au centre des préoccupations des directions, il est indispensable de solliciter l’avis des salariés sur le projet, ainsi ils pourront devenir « acteurs », être forces de propositions et non être de simples « spectateurs ».
3. Les critères de réussite lors d’un aménagement des espaces de travail
Différents critères doivent être pris en considération dans la mise en place d’aménagements d’espaces de travail. La première est la conduite du changement comme évoqué ci-dessus, où il sera crucial d’accompagner, informer, communiquer aux salariés des informations essentielles sur le projet comme les différentes étapes avec un planning rétroactif, une visite de site etc. Demander leurs avis sur le projet via, notamment, des groupes de travail représentant l’ensemble des métiers (salariés et managers).
Le second critère est l’analyse de l’aspect organisationnel : analyser les activités de travail est décisive, concrètement il s’agit d’étudier les interactions entre les différents services afin d’agencer les bureaux en fonction de leurs activités de travail. Savoir si le nombre de salles de réunions dont les salariés ont besoin pour réaliser un travail de qualité est suffisant, idem pour les espaces de retraits. L’objectif est de pouvoir se retirer de l’open space pour passer un appel téléphonique professionnel, personnel ou effectuer un travail de réflexion sans déranger ses collègues. Vérifier si le mobilier et le matériel informatique sont adaptés aux morphologies ou aux restrictions médicales de chacun.
Une analyse des plans doit également être faite afin de savoir si les configurations des futurs espaces de travail correspondent à l’activité réelle des services mais d’autres aspects sont passés sous la loupe de l’ergonome. L’espace détente-cafétéria ; les espaces reprographiques et les circulations sont agencées de telle sorte qu’elles ne génèrent de bruit pour les salariés travaillant à côté de ces espaces. Savoir si les armoires de rangements seront placées au bon endroit et correspondant aux besoins des salariés ; si la surface utile nette au poste de travail respecte les normes en vigueur et ne détériore pas les futures conditions de travail. L’éclairage au poste de travail ainsi que la disposition des bureaux par rapport à la lumière du jour sera aussi inspectée.
Être vigilant également lorsque l’entreprise passe de bureaux fermés à des espaces ouverts ou semi-ouverts (open-spaces) car toutes les activités de travail ne sont pas adaptées à ce type d’espaces. D’où l’importante de réaliser une analyse fine des situations de travail afin d’adapter au mieux les activités des uns et des autres.
4. L’émergence de trouble de la santé
Si l’analyse concrète des situations de travail n’est pas prise en compte ni les besoins spécifiques des salariés, des troubles de la santé peuvent apparaître notamment les « troubles psychosociaux ». Il s’agit de l’apparition de stress liée à tous ces changements organisationnels impactant la santé du personnel.
Des troubles musculosquelettiques (TMS) peuvent également faire leurs apparitions, ils sont souvent la conséquence d’un poste de travail inadapté (matériel informatique, chaises etc…) et d’une charge de travail relativement importante entraînant des postures contraignantes mais également un inconfort au poste de travail. Ces différents risques professionnels engendrent une fatigue physique, mentale chez les salariés, mais également un sentiment de non-appartenance à l’entreprise, et donc in-fine au projet établi. Une incertitude sur l’avenir peut donner envie aux salariés de quitter l’entité afin de se protéger. L’entreprise perd alors des compétences et des savoir-faire importants.
Les troubles de la santé se chiffrent actuellement en milliards de FCFA d’après les dernières données de la CNPS datant de 2017 (8 milliards de FCFA pour les coûts directs) et les coûts indirects pour les entreprises sont 5 fois plus élevés (40 milliards de F CFA). Image de marque alternée, perte de temps et d’argent à former du personnel préférant quitter l’entreprise, la difficulté de recruter des profils à hauts potentiel, augmentation du taux d’absentéisme, de turn-over et de maladies professionnelles.
En conclusion, l’entreprise à tout intérêt à prendre en compte le facteur humain dans tout changement organisationnel, et ce, le plus tôt possible afin d’intégrer les activités de travail réelles des salariés et leurs besoins spécifiques.
L’analyse des situations et de l’organisation du travail sont les composantes clés dans la mise en place d’aménagements d’espaces de travail associée à une réelle conduite du changement avec des mesures d’accompagnements précises et tangibles.
Si cette analyse n’est pas effectuée, la conséquence est l’apparition de troubles de la santé fragilisant le devenir de l’entreprise, son équilibre social et économique.
De nouvelles méthodes d’organisations du travail émergent à travers le monde comme le Flex office qui consiste à ne disposer d’aucun bureau fixe. Mais plusieurs questions se posent notamment le sentiment d’appartenance à l’entité, les conditions de travail totalement chamboulées impactant fortement les collectifs et l’organisation du travail en place.
Une question se pose sur le devenir des espaces de travail dans un monde en perpétuel changement.